EC European Capital Markets

Einblicke in die Zukunft der Hauptversammlungen

„Wahlen sind das Fundament der Demokratie“

Thomas Jefferson

Transparenz ist das Herzstück jeder erfolgreichen Hauptversammlung. Deshalb geben wir Ihnen hier einen exklusiven Einblick in unsere State-of–the-Art HV-Software. Sie erleben, wie unsere Technologie den gesamten Abstimmungsprozess revolutioniert – von der Erfassung bis zur Echtzeit-Auswertung.

Die wichtigsten Screens einer erfolgreich abgewickelten Hauptversammlung geben Ihnen einen klaren Eindruck davon, wie intuitiv und leistungsstark unsere Lösung ist. Unsere Software verbindet höchste technische Präzision mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche – für eine effiziente, transparente und sichere Hauptversammlung.

Erstellung Unternehmensprofil

Bevor eine Hauptversammlung durchgeführt werden kann, müssen alle relevanten Unternehmens- und Aktieninformationen zentral erfasst und verwaltet werden. Unsere Software ermöglicht die strukturierte Darstellung dieser Daten in einem übersichtlichen Dashboard.

Das System verwaltet automatisch alle wichtigen Fristen für die Hauptversammlung, darunter Einladungsfristen, Record Date und Fristen für Gegenanträge. Dabei wird transparent angezeigt, ob diese auf dem Aktiengesetz oder der Satzung basieren. Mit dieser intuitiven Übersicht behalten Unternehmen jederzeit den vollen Überblick über ihre HV-relevanten Daten – strukturiert, klar und jederzeit abrufbar.

Planung der Hauptversammlung

Der erste Schritt zur erfolgreichen Hauptversammlung ist die strukturierte Erfassung aller relevanten Informationen. Unsere Software führt Sie durch den gesamten Planungsprozess – von der Auswahl des Versammlungstyps, über Datum und Ort bis hin zu speziellen Anmerkungen. Dabei bietet die Software eine transparente und benutzerfreundliche Administratoren-Verwaltung.

Alle erforderlichen Dokumente – wie Jahresabschluss, Lagebericht oder Einberufungsunterlagen – können bequem hochgeladen und verwaltet werden.

So behalten Unternehmen und Organisatoren den Überblick – effizient, transparent und rechtssicher.

Erfassung der Tagesordnungspunkte

Jede Hauptversammlung basiert auf einer klar strukturierten Tagesordnung. Unsere Software ermöglicht die präzise Erfassung und Verwaltung aller Tagesordnungspunkte – von reinen Informationsthemen bis hin zu abstimmungspflichtigen Beschlüssen.

Der Status jedes Tagesordnungspunkts wird transparent dargestellt: Fertige Einträge sind klar gekennzeichnet, während offene Punkte direkt identifiziert und bearbeitet werden können.

Mit dieser strukturierten Übersicht behalten Organisatoren jederzeit den Überblick über den aktuellen Planungsstand.

Erstellung von Teilnehmerprofilen

Die Analyse der Teilnehmerstruktur ist ein entscheidender Faktor für den erfolgreichen Ablauf einer Hauptversammlung.

Jedes Profil enthält relevante Informationen wie beispielsweise Stimmrechtsanteile, bisheriges Abstimmungsverhalten, Kontaktdaten, frühere HV-Teilnahmen und eine Einschätzung zur Haltung gegenüber der Gesellschaft.

Die Datenbasis speist sich aus Anmeldedaten der depotführenden Bank, früheren HV-Teilnahmen, direkter Kommunikation mit dem Unternehmen sowie gezielter Internetrecherche.

Auf Wunsch bietet European Capital eine zusätzliche Background-Recherche an, um potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren.

Anlegen und verwalten der Stimmkarten

Nach der Erfassung der Teilnehmerdaten werden nun die NFC-basierten Stimmkarten angelegt und aktiviert. Diese ersetzen herkömmliche Papier-Stimmzettel, da nur eine Stimmkarte im Kreditkartenformat für alle Abstimmungen benötigt wird.

Ein umfassendes Management-System gibt dabei jederzeit Auskunft darüber, wann welche Stimmkarte für welchen Teilnehmer erstellt wurde und ob sie bereits aktiviert wurde.

Unser System bietet eine moderne, effiziente und nachhaltige Lösung – ein Alleinstellungsmerkmal, das uns von anderen abhebt.

Die folgenden Stimmkarten wurden im Look & Feel verschiedener Unternehmen erstellt, um die Innovation unserer Lösung und das Potenzial als Werbeträger zu zeigen.

Bitte beachten Sie, dass diese Gesellschaften nicht zwingend Kunden von uns sind.

Erfassung der Präsenz

Beim Eintritt der Teilnehmer zur Hauptversammlung wird geprüft ob diese korrekt angemeldet sind und  ihre Anwesenheit / Präsenz wird automatisch erfasst. Die Software zeigt übersichtlich, welcher Aktionär oder Stimmrechtsvertreter anwesend ist und wie viele Aktien bzw. Stimmrechte durch ihn bzw. insgesamt vertreten werden.

Zudem können die hinterlegten Profile der einzelnen Teilnehmer jederzeit abgerufen werden, um eine vollständige Übersicht über die Anwesenheit und Repräsentation zu erhalten.

Willkommens-Bildschirm

Nach der Erfassung der Präsenz begrüßt der Willkommens-Bildschirm die Teilnehmer und zeigt visuell an, wie viele Personen und Stimmen angemeldet waren und wie viele davon tatsächlich anwesend sind.

Zusätzlich werden die Anzahl der Tagesordnungspunkte zur Abstimmung sowie der Startzeitpunkt der Hauptversammlung angezeigt.

Der Bildschirm ist ansprechend gestaltet und integriert passende Bilder des Unternehmens.

Beginn der Abstimmungen

Nach Abschluss aller Formalitäten erscheint der Bildschirm mit der Übersicht der einzelnen Tagesordnungspunkte sowie der anwesenden Stimmen und Aktionäre.

Es wird klar signalisiert, dass die Abstimmungen nun anstehen und sich die Teilnehmer vorbereiten sollen, ihre Stimmen abzugeben.

Der Countdown läuft…

Echtzeit-Übersicht der Abstimmungsergebnisse

Während der Abstimmungen zeigt die Software die Ergebnisse in Echtzeit an. Auf diesem Bildschirm ist ersichtlich, über welche Tagesordnungspunkte bereits abgestimmt wurde, wie lange die Abstimmungen dauerten und welcher Punkt aktuell zur Abstimmung steht.

Zudem werden die Anzahl der bereits abgegebenen Stimmen sowie die aktuellen Ergebnisse (Ja-, Nein-Stimmen und Enthaltungen) live angezeigt.

Abschlussbildschirm

Am Ende der Hauptversammlung bedankt sich die Gesellschaft bei den Anwesenden für ihre Teilnahme.

Eine grafisch aufbereitete Übersicht zeigt das Wahlverhalten jeder einzelnen Stimmkarte für jeden Tagesordnungspunkt, sodass die Teilnehmer eine vollständige und klare Darstellung der Abstimmungsergebnisse erhalten.